David Allen : 5 grandes idées à partager

DavidAllen

Avez-vous déjà entendu parler de David ALLEN ? C’est un consultant américain connu pour avoir mis en place en 2001 une méthode permettant d’être plus efficace au travail. C’est la méthode GTD pour Get Thing Done. Il s’agit d’une méthode permettant de réaliser plus de choses avec moins de stress.

Voici les plus importantes idées de ses livres que je souhaite partager avec vous aujourd’hui :

« Autant que je sache votre tête est faite pour avoir des idées pas pour les garder » David ALLEN

L’idée est de trouver une méthode qui vous permette de capturer toutes les informations utiles, de les archiver et de les prioriser de manière à libérer votre esprit. Vous avez un grand nombre d’idées qui traversent votre cerveau chaque minute. Bien souvent, lorsque nous avons trop d’actions à réaliser comme : passer un coup de téléphone, faire des courses, préparer une présentation, mettre en place un projet, acheter un cadeau pour l’anniversaire de notre petite nièce, répondre à ses mails… c’est un peu comme un flot continu dans notre esprit que nous avons du mal à contrôler. Il est donc nécessaire de clarifier notre esprit, de trouver un moyen de calmer ce flot. C’est dans ce but qu’il est nécessaire de mettre en place une méthode qui nous est propre pour classer ces informations et les mettre sur le papier (ou à l’écran). De cette manière, vous n’avez plus à y penser et vous pouvez passer à l’action.

« La démarche la plus productive consiste à penser le moins possible et juste ce qu’il faut » David ALLEN

Pour vous permettre d’être le plus productif possible, il est nécessaire de mettre en place dans votre méthode un moyen permettant de savoir rapidement la prochaine action à réaliser. Il peut s’agir d’utiliser un classement des actions au sein des projets, ou encore de trier vos mails ou listes de tâches par priorité et/ou par ancienneté de manière à ne pas réfléchir lorsque vous dépilerez. Vos outils de gestion de mail et de calendrier peuvent être vos meilleurs alliés.

Il est indispensable, pour que votre efficacité soit maximale, que vous maîtrisiez vos priorités. C’est à cet instant qu’il est nécessaire de bien penser vos priorités et votre organisation qui permettront de réaliser vos objectifs. Il vous faut donc connaitre ce que vous voulez et les actions permettant de l’avoir. Si vous êtes frustré ou anxieux vis à vis d’un projet, prenez un peu de recul et demandez-vous : qu’est-ce que je veux ?

« Votre efficacité est directement proportionnelle à votre capacité à vous détendre » David ALLEN

C’est certainement un des points qui m’a pris le plus de temps à appliquer. Lorsque nous sommes perpétuellement dans l’action, il existe une forme d’excitation et de stress qui peuvent être bon pour agir vite et bien. Mais si nous restons trop longtemps dans cet état, nous nous retrouvons très vite à travailler sur des urgences ou pour faire plaisir, et nous perdons de vu nos priorités. Si vous arrivez à vous détendre quelques minutes et à revenir sur votre organisation, vous remarquerez que la prochaine action n’est pas forcement celle que vous vous apprêtiez à faire. De plus, ces quelques minutes vous permettent de prendre du recul et d’avoir en tête l’objectif de l’action, vous vous y mettez ainsi avec d’autant plus de motivation et de concentration. Il existe des exercices simples de respiration qui pourrait vous être utile, découvrez la technique de respiration 365.

Une autre grande astuce pour vous détendre et augmenter votre efficacité est de vider votre boite de réception à intervalle de temps régulier. Si vous structurez vos journées pour prendre plusieurs plages de 30 min pour vider votre boite mail, ça vas vous obliger à prendre des décisions. Pour chaque mail vous devez soit répondre rapidement, soit le classer ou le transférer. Il y a un processus simple issus de la méthode GTD qui vous accompagne dans cette démarche. Il existe des tonnes d’idées sur internet vous aidant à mettre en place ce ménage régulier. L’une des plus efficaces est de mettre en place des règles permettant soit de transférer en automatique, soit de classer en automatique ou encore de supprimer directement un mail…

« Les sentiments d’anxiété et de culpabilité ne résultent pas d’un surcroît de travail, mais de votre incapacité à tenir les engagements que vous prenez avec vous-même » David ALLEN

Une fois que vous vous êtes aperçu de la pertinence de cette citation, vous allez vous soulager rapidement. Bien souvent lors de coaching, je m’aperçois que les personnes anxieuses ou stressées répètent régulièrement « je dois », « il faut », « c’est urgent ». Pourtant lorsque je les questionne sur l’objet de cette remarque, la plupart du temps c’est une contrainte qu’ils se fixent à eux-mêmes. Ils pensent que c’est ce que les autres attendent d’eux. Lorsqu’ils deviennent conscient de ce phénomène, ils sont moins stressés et d’autant plus à même de réaliser leur travail.

« Si ça prend moins de deux minutes, faites-le immédiatement » David ALLEN

C’est presque un jeu! Lorsqu’une demande prenant moins de deux minutes vous est attribuée, faites-la immédiatement. C’est un point que nous retrouvons dans tous les ouvrages ou formations sur la gestion du temps, sur le management, ou sur le développement personnel. Il ne s’agit par contre pas de s’arrêter dans son action mais, dès que vous repassez sur la tâche, faites-la ! Parfois à mettre en place trop de planification, trop d’organisation, une action simple est repoussée plusieurs fois et nous passons plus de temps à y penser et à la planifier qu’à la réaliser. Si vous deviez retenir qu’une seule chose de cet article c’est certainement ce point car il est simple à mettre en place et extrêmement puissant.

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