Améliorer sa communication en entreprise

Améliorer sa communication

Les personnes que je rencontre en coaching ont souvent des difficultés pour échanger avec leur collaborateur ou leur hiérarchie. Il existe quelques questions simples à se poser avant tout échange qui permettent de communiquer dans les meilleures conditions. Voici un processus qui vous prendra quelques minutes pour préparer un entretien et passer à un autre sujet.

Qu’est-ce que je veux communiquer ?

Je sais ce que je veux

Avant tout, il est utile de mettre au clair ce que nous cherchons à partager. Parfois nous croyons que c’est simple, mais lors de l’échange nous ne savons plus par quel bout prendre le problème. Ce qui est donc important, c’est de préparer le message que vous souhaitez faire passer. Il faut que ce soit bien clair pour vous et que ça puisse être exprimé en quelques mots. Plus l’échange est long, plus il risque de s’écarter de l’objet de la communication.

Je reste sur les faits

Il est préférable d’éviter tout jugement sur la personne, sur l’entreprise ou sur d’autres collaborateurs. Les jugements sont néfastes à la communication, concentrez vous sur des faits concrets. Ne focalisez pas sur les personnes mais bien sur les actions, les livrables ou les processus qui posent un problème. Ne jamais dire « nous n’arrivons pas à communiquer » mais plus « je ne comprends pas le circuit de communication, pouvons nous clarifier les règles d’échanges ». Un exemple peut être utile s’il est présenté de manière totalement objective.

Qu’est-ce que ça me fait ?

Je m’interroge sur mes émotions

Les 4 grandes familles d’émotions sont les suivantes : la joie, la peur, la colère et la tristesse. Les situations professionnelles compliquées sont souvent associées à une peur ou à une colère non maîtrisée. Ces émotions communicatives sont rapidement appropriées par votre interlocuteur qui risque de vous répondre avec cette même émotion. Les identifier suffit bien souvent à mieux les maîtriser et à les atténuer.

Je m’interroge sur mes extrapolations

Qu’est qui est vrai ? Bien souvent nous imaginons les intentions que les autres peuvent avoir. Mais n’oubliez pas que vous n’êtes pas dans la tête des gens et que vous avez de forte chance de vous tromper. Il est même parfois possible que vous imaginiez le déroulement d’un échange en listant tous les points négatifs des précédents échanges. C’est une grave erreur car c’est le meilleur moyen de les reproduire inconsciemment. Pour changer une relation, il est d’abord nécessaire de modifier sa perception de l’autre. De même, êtes-vous bien lucide sur le sujet ? Travaillez-vous à partir d’éléments que des collaborateurs vous ont rapportés ou sur des hypothèses que vous avez formulées ? Dans ce cas, il est nécessaire de bien formuler vos échanges au conditionnel.

Quelles sont les préoccupation de mon interlocuteur ?

Je m’interroge sur sa vision du sujet

La première chose à se demander c’est si notre interlocuteur a connaissance du sujet. Il arrive parfois que nous nous mettions en colère face à une personne qui n’y est pour rien et qui n’a pas connaissance du sujet.

Si vous imaginez qu’il en a connaissance, qu’en pense-t-il selon vous ? Et surtout que souhaite il en faire  ? peut-être rien. C’est très utile de se mettre à sa place quelques secondes pour imaginer ses préoccupations.

Je m’interroge sur ses préoccupations

Quels sont les préoccupations de notre interlocuteur ? Il vit certainement plein de choses chaque jour qui peuvent influencer son jugement et son état au moment de vos échanges. Bien identifier ses préoccupation peut vous servir dans les échanges pour les prendre en considération. Il peut s’agir de présenter votre demande en fonction de ses préoccupations. Des formulations très utiles comme « je supposes que… » ou « j’imagine que » peuvent être employées. Il s’agit d’identifier les éléments perturbateurs et de présenter l’intérêt pour lui.

Qu’est-ce que j’en fais ?

Maintenant que vous avez tous ces éléments en tête prenez le temps de préparer votre intervention et d’identifier vos solutions et propositions. Il peut s’agir d’utiliser le plan de communication suivant :

  1. Présenter les faits et évoquer ce que ça me fait
  2. Utiliser les préoccupations de son interlocuteur et faire le lien avec le sujet
  3. Exposer ses solutions ou propositions et être à l’écoute des propositions de votre interlocuteur
  4. Valider un plan d’actions

Avec un peu d’entrainement cet exercice vous prendra moins de 5 min, vous pourrez même le mettre en place dans vos communications personnelles avec votre conjoint, vos enfants ou même votre banquier…

C’est une démarche dont je vois régulièrement les bienfaits lors des coachings que je réalise.

Ci-dessous quelques ouvrages qui m’ont inspiré ce sujet :

     

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