Pourquoi et comment préparer une réunion ?

Réunion réussie

Pourquoi préparer une réunion ?

Une réunion correctement préparée vous apportera de nombreux bénéfices. Vous allez :

  • Gagner en temps et en efficacité
  • Mieux percevoir l’objectif de la réunion
  • Adapter le discours et l’organisation de la réunion
  • Etre plus à l’aise durant la réunion
  • Se préparer aux réactions de participant pour désamorcer rapidement les conflits
  • Améliorer la satisfaction des participants

Comment bien préparer une réunion ?

Identifier le type de réunion :

Il existe plusieurs types de réunion. En fonction de l’objectif de la réunion : l’ordre du jour, le déroulement et les participants peuvent varier. Il existe différents objectifs pour l’animateur :

  • Diffuser une information: Communication à destination direct des participants.
  • Transmettre une information: Présentation, communication devant être relayer auprès des collaborateurs/organisations des participants.
  • Faire adhérer: vendre, convaincre ou diffuser une information
  • Innover: trouver des solutions ou des nouvelles idées, brainstorming,…
  • Décider: prendre une décision
  • Négocier: trouver un nouvel accord
  • Faire changer: modifier le comportement, l’organisation, les processus ou procédures,…
  • Aucun: et dans ce cas, faut-il une réunion ?

 L’organisation de la réunion

Vous pouvez maintenant préparer la réunion. Voici les questions à se poser :

  • Qui ?
    1. Qui sont les participants ?
    2. Qu’elles sont leurs préoccupations actuelles en général ? et par rapport à l’objectif ?
  • Dans quel but ?
    1. Quels sont les objectifs du commanditaire ou de la hiérarchie ?
    2. Quels sont les objectifs des participants ? (attention, il s’agit de supposition)
    3. Quels sont mes objectifs ?
  • Quel est alors mon programme ?
    1. Je serais satisfait si …
    2. La réunion sera un échec si …
  • Comment vais-je l’organiser ?
    1. Comment ? (plan, outils,…)
    2. Où ? (lieu, moyen technique,…)
    3. Quand ? (date, durée,…)

La réunion type

  1. Présentation de l’objectif de la réunion
  2. Tour de table (si tous les participants ne se connaissent pas ou pour obtenir leurs objectifs/questions si potentiellement différents de l’objectif de la réunion)
  3. Le programme de la réunion (l’ordre du jour)
  4. Le contenu en fonction du programme défini, toujours avoir à l’œil sur le timing pour ne pas déborder. Gardez 10 min pour conclure :
  5. Synthèse de la réunion (rappel des validations, rappels des actions, rappels du planning,…)
  6. Tour de table de sorti, quelques questions utiles :
    • Qu’avez-vous pensé de la réunion ?
    • Êtes-vous en phase avec les décisions prises ?
    • Avez-vous quelques choses à ajouter ?

Voici quelques ouvrages qui m’ont inspirés pour ce post :

       

Une réflexion sur “Pourquoi et comment préparer une réunion ?

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